So funktioniert Attesta

Was Attesta macht

Attesta verarbeitet deine bezahlten Shopify-Bestellungen. Sobald eine Bestellung bezahlt ist, wählt die App die passende deutsche Steuerbehandlung, vergibt die nächste Rechnungsnummer, erstellt die Rechnung in deinem Design, bettet die maschinenlesbare XML-Datei ein, archiviert das Dokument für zehn Jahre und versendet es per E-Mail. Du musst die Bestellung dafür nicht öffnen.

Das Ergebnis ist eine ZUGFeRD-2.2-Rechnung: eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten CII-XML-Daten nach EN 16931. Diese strukturierten Daten fehlen in einer einfachen PDF-Rechnung. Für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID erstellt Attesta stattdessen eine XRechnung 3.0.

Attesta ist für Unternehmen in Deutschland entwickelt. Shops mit Sitz außerhalb Deutschlands werden nicht unterstützt.

Erste Schritte

Nach der Installation aus dem Shopify App Store führt dich ein kurzer Assistent durch die Einrichtung. Du beantwortest etwa fünf Fragen, danach ist die App einsatzbereit.

• Unternehmens- und Steuerdaten. Hinterlege den rechtlichen Namen, die Anschrift, USt-IdNr. und Steuernummer sowie die Angabe, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung. Verwende deshalb die eingetragenen Unternehmensdaten und nicht nur den Shopnamen.
• Rechnungsregeln. Lege fest, ob Attesta Rechnungen nach der Zahlung automatisch oder erst nach deiner Freigabe erstellt, wie die Nummerierung aufgebaut ist und ob USt-IdNr. von Geschäftskunden erfasst werden sollen. Wenn du bereits einen Nummernkreis verwendest, trägst du die zuletzt vergebene Nummer ein. Attesta setzt die Reihe dort fort.
• Abschluss. Währung, Kundenanschriften, Positionen und Steuersätze übernimmt Attesta aus deinem Shop.

Die Einrichtung bleibt bewusst kurz. Alles Weitere ist entweder schon in deinem Shop hinterlegt oder durch die gesetzlichen Vorgaben bestimmt.

Dein Dashboard

Auf der Startseite siehst du, ob für deinen Shop noch etwas zu tun ist. Die Statuskarte zeigt das Ergebnis und die vier zugrunde liegenden Prüfungen: ZUGFeRD- und XRechnung-Erstellung, lückenlose Nummerierung, Umsatzsteuerlogik einschließlich Reverse-Charge sowie das zehnjährige GoBD-Archiv.

Darunter findest du den Countdown bis Januar 2027, Zähler für die Rechnungen des laufenden Monats, Stornorechnungen und offene Bestellungen. Eine Checkliste erinnert an Logo, IBAN, Zahlungsangaben und DATEV-Einrichtung. Außerdem werden die zuletzt erstellten Dokumente angezeigt. Alle Werte stammen aus deinen tatsächlichen Daten.

Im kostenlosen Tarif zeigt die Seite außerdem, wie viele Rechnungen du im laufenden Monat bereits erstellt hast.

Deine Rechnungen

Unter Rechnungen findest du alle von Attesta erstellten Dokumente, beginnend mit dem neuesten. Jede Zeile zeigt Nummer und Dokumenttyp, die zugehörige Bestellung, den Käufer, die angewandte Steuerbehandlung, den Status sowie PDF und XML. Du kannst suchen und nach Dokumenttyp filtern. Über Export lädst du das vollständige Journal als GoBD-ZIP-Datei herunter.

Beim Öffnen eines Dokuments siehst du den Beleg übersichtlich aufbereitet:

• Eine Vorschau der erstellten Rechnung und die XML in einem eigenen Tab.
• Ein Prüfprotokoll für Erstellung, Validierung und Archivierung einschließlich des GoBD-Hashwerts.
• Versand und Format mit Angaben zum ausgegebenen Format, etwa ZUGFeRD 2.2, EN 16931 und PDF/A-3.
• Den gespeicherten VIES-Nachweis, wenn der Käufer eine USt-IdNr. angegeben hat.

Über Download lädst du genau die archivierte Datei herunter, nicht eine neu erzeugte Version. Einen Button zum manuellen Erstellen gibt es hier nicht, denn jedes Dokument gehört zu einer bezahlten Bestellung.

Kann Attesta eine Bestellung nicht abrechnen, wird das Problem sichtbar erfasst. Die Anzahl offener Fälle erscheint auf der Startseite. UnterProbleme kannst du die Ursache beheben und die Verarbeitung erneut starten.

Steuerbehandlung

Attesta bestimmt die Steuerbehandlung für jede Bestellung anhand der Käuferdaten. Du musst dafür keine Einstellung manuell wechseln:

• Regelbesteuerung mit 19 % oder 7 % deutscher Umsatzsteuer bei einem Verkauf innerhalb Deutschlands.
• Reverse-Charge (§ 13b UStG) bei einem Geschäftskunden in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. Die Rechnung weist 0 % Steuer und den entsprechenden Hinweis aus.
• Innergemeinschaftliche Lieferung mit 0 % bei Waren, die an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land geliefert werden. Die USt-IdNr. dient als Nachweis.
• Ausfuhrlieferung (§ 6 UStG) ohne Umsatzsteuer für Waren, die die EU verlassen.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG), wenn du dies bei der Einrichtung angegeben hast. Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis nach § 19 UStG aus.

Die Steuerbehandlung bestimmt den rechtlichen Hinweis auf der Rechnung und die Steuercodes in der XML-Datei. Sie wird außerdem direkt in der Rechnungsliste angezeigt.

USt-IdNr. und VIES

Reverse-Charge setzt eine gültige USt-IdNr. des Käufers voraus. Attesta erfasst sie deshalb vor der Zahlung. Geschäftskunden können die Nummer im Checkout, im Warenkorb oder in ihrem Kundenkonto eingeben.

Attesta prüft die Nummer über VIES, den Dienst der Europäischen Kommission zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Das Prüfergebnis wird zusammen mit der Rechnung gespeichert und in der Dokumentansicht angezeigt.

Erstattungen und Korrekturen

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht nachträglich verändert. Die Korrektur erfolgt über eine Stornorechnung, die Attesta für dich erstellt.

• Erstattest du eine bezahlte Bestellung, erstellt Attesta eine Gutschrift nach EN 16931. Sie storniert den erstatteten Betrag, verweist auf die ursprüngliche Rechnung und erhält die nächste Nummer im selben Nummernkreis.
• Bearbeitest du eine bezahlte Bestellung, vergleicht Attesta sie mit der gespeicherten Rechnung. Haben sich Beträge oder Umsatzsteuer geändert, wird die alte Rechnung vollständig storniert und eine korrigierte Rechnung erstellt. Der Käufer erhält zuerst die Stornierung und anschließend die neue Rechnung.
• Änderungen ohne Auswirkung auf den Betrag, etwa Tags, Notizen, Fulfillment oder eine korrigierte Anschrift, erzeugen kein neues Dokument.
• Bleibt nach einer Bearbeitung kein abrechenbarer Betrag übrig, wird die Rechnung ohne Ersatz storniert.

Deine Rechnungsgestaltung

Unter Rechnungsvorlage passt du die Rechnung an dein Erscheinungsbild an. Der Editor besteht aus drei Bereichen.

• Links stehen die Bausteine der Rechnung. Empfänger, Positionen, Summen, Zahlungsangaben, Hinweise und Fußzeile lassen sich per Drag-and-drop anordnen. Gesetzlich erforderliche Bausteine sind gesperrt und können nicht versehentlich entfernt werden.
• In der Mitte siehst du eine Live-Vorschau. Du kannst verschiedene Steuerfälle einschließlich einer Gutschrift auswählen und so vorab prüfen, wie etwa eine Reverse-Charge- oder §-19-Rechnung aussieht. Ein Klick in die Vorschau wählt den jeweiligen Baustein aus.
• Rechts findest du die Tabs für Baustein, Marke und Vorlage. Dort bestimmst du sichtbare Positionsspalten, Logo, Akzentfarbe, Schriftart und Grundlayout.

Die Gestaltung verändert keine Rechnungswerte. Jede verfügbare Vorlage enthält die erforderlichen Felder nach EN 16931.

Einstellungen

Die Einstellungen sind in fünf Bereiche gegliedert.

• Unternehmen und Steuern. Hier bearbeitest du Unternehmensdaten, Steuerkennzeichen und die Einstellung zur Kleinunternehmerregelung.
• Rechnungsregeln. Hier legst du die automatische oder manuelle Erstellung, den Nummernkreis und die Erfassung von USt-IdNr. bei Geschäftskunden fest.
• Versand. Passe Betreff, Nachricht und Antwortadresse der Rechnungs-E-Mail an. Außerdem hinterlegst du IBAN, BIC, Zahlungsbedingungen und das Zahlungsziel in Tagen.
• Buchhaltung. Trage die E-Mail-Adresse deiner Steuerberatung, DATEV-Berater- und Mandantennummer sowie SKR03 oder SKR04 ein. Die acht verwendeten Konten lassen sich bei einem individuellen Kontenplan anpassen.
• Erweitert. Hier verwaltest du die Standard-Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber, den Versand von B2G-Rechnungen als XRechnung sowie Angaben zum GoBD-Archiv und Datenexport.

Am Ende der Seite findest du die Ländereinstellungen. Für Deutschland ist kein Übertragungsnetz erforderlich, da die Rechnung per E-Mail an den Käufer gesendet wird.

Archiv und Exporte

Attesta speichert jedes erstellte Dokument zusammen mit seiner XML-Datei, einem SHA-256-Hash und einer Momentaufnahme der verwendeten Vorlage. Der Hash ist mit dem vorherigen Dokument verkettet und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Das Standardarchiv von Attesta bewahrt Rechnungen zehn Jahre lang auf. Die allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. In bestimmten Fällen können längere Fristen gelten. Dein Unternehmen bleibt dafür verantwortlich, die jeweils maßgebliche Frist zu prüfen.

Drei Exporte stehen zur Verfügung:

• GoBD-ZIP aus der Rechnungsliste oder dem Bereich „Erweitert“. Das Archiv enthält XML und PDF jedes Dokuments sowie eine Manifestdatei mit der Hashkette. Es kann auch für eine DSGVO-Datenauskunft verwendet werden.
• Verfahrensdokumentation als deutsches PDF, das mit deinen Angaben und der Beschreibung des Ablaufs vorausgefüllt wird. Einige unternehmensspezifische Stellen bleiben als sichtbare Platzhalter für deine Ergänzungen offen.
• DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format für einen ausgewählten Zeitraum. Bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen wird je Steuersatzgruppe eine Zeile erzeugt und deinem SKR03- oder SKR04-Konto zugeordnet. Der Zeitraum muss innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen. Berater- und Mandantennummer sind für den Import erforderlich. Die Buchungen werden nicht als festgeschrieben markiert und können vor der Verbuchung geprüft werden.Accounting

Das GoBD-ZIP ist in jedem Tarif einschließlich Free verfügbar. Für den DATEV-Buchungsstapel benötigst du den Accounting-Tarif.

Tarife und Abrechnung

Alle bezahlten Tarife enthalten die Funktionen für die Rechnungserstellung. Sie unterscheiden sich nach Umfang und Buchhaltungsablauf, nicht nach der Gültigkeit der erstellten Rechnungen.

• Free, 0 $: ZUGFeRD und XRechnung, manuelle oder automatische Erstellung, E-Mail-Versand und Nummerierung. Der Richtwert liegt bei 25 Rechnungen pro Monat. Danach empfiehlt Attesta ein Upgrade, erstellt Rechnungen aber weiterhin. Im kostenlosen Tarif steht auf der sichtbaren Rechnung klein „Erstellt mit Attesta“. Die XML-Datei bleibt davon unberührt.
• Compliance, 9 $ pro Monat oder 90 $ pro Jahr als Einmalzahlung: unbegrenzte Rechnungen, automatische Stornorechnungen, USt-IdNr.-Erfassung mit VIES, automatische Reverse-Charge-Behandlung und das zehnjährige GoBD-Archiv.
• Accounting, 19 $ pro Monat oder 190 $ pro Jahr als Einmalzahlung: alle Funktionen aus Compliance sowie DATEV-Paket, Übernahme des Nummernkreises, Verfahrensdokumentation und CSV-Export.

Die Abrechnung erfolgt in US-Dollar über Shopify und erscheint auf deiner regulären Shopify-Rechnung. Der Jahrestarif kostet so viel wie zehn Monate und spart damit 16,67 %. Du kannst den Tarif jederzeit in der App wechseln oder kündigen. Nach einer Kündigung wechselst du zu Free und Attesta erstellt weiterhin E-Rechnungen.

FAQ und Fehlerbehebung

Reicht eine PDF-Rechnung nicht aus? Betroffene B2B-Rechnungen müssen ab Januar 2027 strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten. ZUGFeRD bettet diese Daten in die PDF-Datei ein, sodass dieselbe Datei für den Käufer und seine Software nutzbar ist.

Ich habe bereits einen Rechnungsnummernkreis. Beginnt er von vorn? Nein. Gib bei der Einrichtung oder später unter „Rechnungsregeln“ die zuletzt verwendete Nummer ein. Attesta setzt den Nummernkreis lückenlos fort.

Mein Shop sitzt nicht in Deutschland. Attesta ist für Unternehmen entwickelt, die nach deutschen Vorgaben abrechnen. Andere Länder werden nicht unterstützt.

Verlangsamt Attesta meinen Shop? Nein. Attesta arbeitet über Shopify-Webhooks im Hintergrund und lädt keine zusätzlichen Ressourcen im Storefront. Eine Rechnung erscheint normalerweise innerhalb einer Minute nach der Zahlung.

Mein Käufer hat die Rechnungs-E-Mail nicht erhalten.Prüfe unter „Versand“ die Antwortadresse und den Nachrichtentext. Ist das Dokument archiviert, kannst du es herunterladen und selbst senden, während du die Adresse klärst.

Was passiert bei der Deinstallation mit meinen Daten?Der Zugriff wird sofort entzogen. Anschließend fordert Shopify die Löschung der Shop-Daten an. Exportiere vorher das GoBD-ZIP, denn deine Aufbewahrungspflichten gelten nach der Deinstallation weiter. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung.